Jaarlijks verdwijnen er duizenden en duizenden stuks bestek uit refters, bedrijfsrestaurants en grootkeukens. Dit kost niet alleen handenvol geld, maar zoals we in dit artikel belichten, heeft dit ook een zware ecologische impact.
Als adviseurs voor kmo’s en organisaties inzake de logistiek en ergonomie in en rond de vaatwasafdeling werden we gevraagd om een oplossing te vinden voor een aanzienlijk bestekverlies in een studentenrestaurant. De klant was werkelijk ten einde raad. Hij had bij het begin van het schooljaar, medio september, voor iedere bezoeker nieuw bestek aangekocht. Het restaurant telt 1.000 bezoekers. Bijgevolg werden 1.000 messen, 1.000 vorken, 1.000 lepels en 1.000 koffielepels aangekocht. En op 31 oktober was alles verdwenen … de volle 4000 stuks.
De gebruikelijke discussies tussen de klant en de cateraar hadden gelukkig al plaatsgevonden. De klant was daarna samen met de cateraar al aan het experimenteren geslagen met bamboe en kunststof wegwerpbestek, enz. Bovendien waren al deze mogelijkheden ook niet gratis en veelal uiterst niet-ecologisch. Ze boden geen waardig alternatief voor het goed snijdende en goed in de hand liggende bestek uit roestvrij staal.
Bij het analyseren van de problematiek contacteerden we meerdere scholen en instellingen. Het bleek dat het probleem van onze klant geen alleenstaand geval was. Iedereen ervaart op dit vlak dezelfde problemen. Het merendeel van de cateraars legt zich bij de toestand neer. Het was immers altijd al zo … En bij diegenen die aankooppercentages noteerden, schommelden de verliespercentages tussen 0.5% en 3%. Elke dag opnieuw.
Eigenlijk moet ons dit niet verbazen want aan cateraars die op verplaatsing gaan, wordt in de handboeken aangeraden tot 3% in de prijs in te rekenen voor verlies van materialen.
We gaan in dit artikel uit van een verliespercentage van 2%. Dit is een mooi gemiddelde. Concreet betekent dit een dagelijks verlies tot 20 messen, 20 lepels, 20 vorken en nog veel meer koffielepeltjes. En dit elke dag opnieuw!
Wat zijn de mogelijke oorzaken van het bestekverlies?
Een deel is zonder meer te wijten aan diefstal. Iedereen, en zeker de student, kan thuis of op zijn kot een koffielepeltje gebruiken. Iedereen kan wel eens een mes gebruiken om in de namiddag een smakelijk appeltje te schillen. Maar er verdwijnt ook heel veel bestek bij het terug inleveren na de maaltijd, door een onzorgvuldige afruim. Dit bestek verdwijnt gewoon in de afvalbak.
Dit gaat werkelijk over kilo’s metaal die dagelijks op de vuilnisbelt belanden in plaats van hergebruikt te worden. Van ecologische verspilling gesproken!
Laten we dit staven met cijfers
Wanneer er na 1 dag 2 % van de bestekken verdwenen zijn, en op dag 2 opnieuw 2 %, en op dag 3 opnieuw 2 %, en we deze lijn gewoon doortrekken ... Dan komen we op het einde van het jaar, wanneer de rekening gemaakt wordt, aan een gigantische hoeveelheid verdwenen bestekken. De formule voor deze berekening heeft veel weg van de berekening van samengestelde intrest.
Voor alle duidelijkheid: de 2% uit het voorbeeld zijn normale cijfers, gebaseerd op reële situaties. “Normale cijfers” in die zin dat iedereen deze verliezen heeft en iedereen er zich intussen bij neergelegd heeft.
Maar iedereen ergert zich hier ook over, vooral de financieel verantwoordelijken uiteraard. Zij maken dan ook de balansen op, zowel de economische als de ecologische.
En wat is het gevolg?
Men zoekt oplossingen om de financiële verliezen te beperken. Meestal kiest men voor het goedkoopste bestek. Zo gaat men bijvoorbeeld kijken naar goedkopere koffielepeltjes of zelfs roerstaafjes. Of men keert terug naar plastic koffielepeltjes … en dit in een tijd waarin men ecologie en milieuzorg hoog in het vaandel draagt.
Voor messen, die op de tweede plaats van de verliespercentages prijken, gaat men bijvoorbeeld goedkope, niet-gekartelde messen inzetten. Maar dat heeft dan weer bijkomende negatieve consequenties. Immers, wanneer vlees op het menu staat, zal dit minder gemakkelijk gesneden kunnen worden.
De vervolgreactie laat meestal niet lang op zich wachten: de cateraar serveert taai vlees, het is een slechte cateraar, volgend jaar willen we een nieuwe cateraar … Dat soort subjectieve opmerkingen kent iedereen wel en vinden we vaak ook terug op beoordelingsformulieren voor de maaltijden.
Naast de financiële kosten creëren deze verliezen zoals vermeld een grote milieukost. Dit is het geval bij onzorgvuldig afruimen, waarbij bestekken in de afvalbak verdwijnen. Wanneer de verdwenen bestekken voor persoonlijk gebruik worden “ontvreemd”, blijft de milieukost neutraal. Ze blijven immers in gebruik.
Wanneer we ervan uitgaan dat alle bestekken (de 4.000 bestekken uit ons voorbeeld) na een jaar allemaal op de vuilnisbelt belanden, dan hebben we niet minder dan 140 kg staal op de vuilnisbelt gegooid. Dit bestek komt zomaar in het milieu terecht. Wanneer we dit vertalen naar een grotere populatie (van bijvoorbeeld 5.000 studenten) wordt dit meteen ongeveer 700 kg. Meer dan een halve ton bestek waarmee we jaarlijks het milieu belasten …
En dan dienen we ook nog rekening te houden met de andere elementen van onze ecologische voetafdruk. Op de eerste plaats de noodzakelijke productiekost van de vervangende bestekken. Iedereen weet dat een industrieel productieproces een belangrijke milieubelasting betekent. Hetzelfde geldt voor de transportkosten. En ten slotte hebben we de impact van de verpakkingen en de arbeidstijd die bij dit proces komen kijken.
Bovendien wordt de menselijke factor vaak over het hoofd gezien: iedereen ergert zich ten zeerste aan deze ongelofelijke maar realistische verliescijfers. Men neemt alle mogelijke maatregelen om deze te voorkomen, maar men staat quasi machteloos. Bovendien voelt niemand zich verantwoordelijk voor het probleem: noch de gebruiker, noch de instelling, de kok of de afwasser.
De oplossing
We beginnen alvast met het registreren van de bestekken. Elk bestekdeel wordt individueel geregistreerd en kenbaar gemaakt. Elk mes, elke vork, elke lepel of koffielepel krijgt zijn eigen QR-code. De QR-code heeft een ingebouwde foutcorrectie. Daardoor kan een beschadigde code vaak toch nog foutloos gelezen worden.
We werken volgens het algemene principe: Wie bestek ontvangt, is ervoor verantwoordelijk!
Hoe werkt het systeem?
Alle aangekochte bestekken worden dus door het aanbrengen van een QR-code individueel geïdentificeerd. Wanneer de klant aan de kassa zijn maaltijd afrekent, wordt tegelijk het bestek dat hij hierbij wenst gescand. Het bestekdeel is immers meetbaar zoals een snoepreep of een zakje chips. Op de kassa verschijnt de prijs voor het lenen van de verschillende bestekken en de kassabon vermeldt alles nogmaals duidelijk. Het bedrag dat de klant voor het bestek betaalt, is een soort leenbedrag of zelfs statiegeld/waarborg.
Bij het afruimen, wanneer de bestekken terug worden ingeleverd, zal dit bedrag opnieuw worden gecrediteerd. Hier kan gekozen worden voor effectieve terugbetaling, tegoedbonnen voor het bestek van de volgende maaltijd of creditering op de maaltijdkaart (studentenkaart …).
Samengevat: dankzij de bestekken met hun unieke codering kunnen alle bewegingen van de materialen vastgelegd worden. Ze worden in een interne databank van de instelling/organisatie opgenomen en verder op een geautomatiseerde wijze individueel getraceerd en opgevolgd. Niet-teruggegeven bestekken worden via de waarborg/het statiegeld aan de klant in rekening gebracht aan de aankoopkostprijs. Deze kan door de organisatie zelf bepaald worden. Hierdoor kunnen niet alleen de kosten voor de aankoop gecompenseerd worden, maar ook de bijkomende, vaak verborgen kosten zoals de handling en administratie die nodig zijn om het vervangende bestek gebruiksklaar in omloop te brengen.
Voordelen
Dit systeem opent natuurlijk een brede waaier aan voordelen maar biedt ook nieuwe mogelijkheden.
Bestek is niet langer “quantité négligeable”, maar wordt nu duidelijk gewaardeerd. Men zal er bijgevolg in de toekomst niet meer zo nonchalant mee omspringen. Direct gevolg is dat de verliespercentages zullen dalen en dat herbevoorrading minder vaak zal nodig zijn. De kosten van verloren bestekken zullen drastisch dalen. Bestek dat toch nog verloren gaat, zal niet meer ten laste zijn van de instelling of cateraar, maar van de gebruiker. De kosten ervan dienen ook niet langer doorgerekend worden aan klanten die wel zorgvuldig met het materiaal omspringen.
Gezien de zorgvuldigheid waarmee men met het bestek zal omspringen, loont het weer om steviger bestek aan te kopen. Het verlies wordt kleiner en kwaliteitsvol bestek draagt ook nog bij tot de standing van de maaltijden.
Nieuwe mogelijkheden
- De voorraad is steeds up-to-date en met één druk op de toets van het systeem zichtbaar.
- Er kan steeds tijdig een voorafgaande verwittiging komen wanneer stockbreuk dreigt.
- Er komt een automatische bewaking van de uniformiteit van het bestek: alle “vreemde” bestekken worden automatisch geweigerd.
- De data kunnen bijdragen tot juistere statistieken inzake eetgedrag van de klanten.
- Er is eindelijk een realistische basis voor het automatiseren van tellen en sorteren van bestekken.
- De QR-code van de bestekken kan ook door de gebruiker met behulp van een smartphone gescand worden. Hierdoor kunnen bepaalde incentives aan de klanten worden toegekend. Zijn/haar betrokkenheid wordt verhoogd, en waarom geen community bouwen?
- Het systeem kan ook uitgebreid worden naar herbruikbare bekers, borden en zoveel meer
Interesse om dit systeem in uw organisatie te implementeren? Neem een kijkje op www.flelux.be of contacteer ons via flelux@telenet.be.
